Актуально на 4 августа 2026 года. Зарубежный поставщик прислал документ с пометкой Pro Forma и просит аванс. Внешне он похож на обычный счёт, но его назначение другое: условия сделки ещё могут уточняться, а для отгрузки, таможни и учёта часто понадобится финальный коммерческий инвойс.
Короткий ответ. Проформа-инвойс обычно фиксирует предварительные условия и приглашает покупателя к оплате, а коммерческий инвойс подтверждает состоявшуюся продажу и используется в расчётах и таможенном оформлении. Аванс по проформе возможен, если это согласовано договором и банком, но до платежа нужно проверить срок действия, реквизиты, валюту и порядок выдачи финального документа.
NoWALL помогает проверить зарубежный счёт до оплаты
Команда сверит документ, получателя, валюту, назначение и доступный маршрут. Возможность платежа зависит от страны, банков, участников сделки и результатов проверки; универсального способа для любого инвойса нет.
Чем проформа-инвойс отличается от коммерческого инвойса
Проформа — это подробное предложение в форме счёта. Она помогает согласовать цену, количество, валюту, сроки, условия поставки и оплаты до того, как продавец оформит окончательную продажу. В международной торговле покупатель также может использовать её для подготовки разрешений, аккредитива или покупки валюты.
Коммерческий инвойс — финальный документ продавца о товарах или услугах и сумме к оплате. При поставке товаров он входит в основной комплект для таможенного оформления: по его данным определяют стоимость, классификацию и возможные платежи. Это не означает, что одного инвойса достаточно для бухгалтерии или банка: могут потребоваться договор, заказ, транспортные и приёмочные документы.
| Критерий | Проформа-инвойс | Коммерческий инвойс | Что проверить покупателю |
|---|---|---|---|
| Стадия сделки | До окончательной продажи или отгрузки | После согласования заказа, для фактической продажи | Совпадает ли документ с договором и заказом |
| Основная роль | Предложение и основание для подготовки аванса | Счёт за товары или услуги, документ для расчётов | По какому документу банк готов принять поручение |
| Изменения | Возможны до принятия условий | Исправляются формально, а не новой версией «на словах» | Кто согласует изменение цены, валюты и реквизитов |
| Таможня | Может применяться в отдельных предварительных сценариях | Обычно основной документ для оценки товарной поставки | Требования страны ввоза и перевозчика |
| Главный риск | Оплатить устаревшее или неполное предложение | Расхождение с поставкой, договором или платежом | Единая связка номеров, дат, сумм и сторон |
Можно ли платить по проформа-инвойсу
Да, в международных сделках проформа нередко используется для аванса. Но само слово Pro Forma не создаёт безопасного платёжного сценария. Основание должно следовать из договора, заказа или принятой оферты, а банк может запросить документы, объясняющие предмет сделки и связь плательщика с получателем.
До отправки денег получите письменное подтверждение поставщика: какая сумма считается авансом, когда она становится невозвратной, что произойдёт при невозможности поставки и когда будет выпущен коммерческий инвойс. Если оплачивается только часть заказа, в назначении и документах должны одинаково отражаться номер проформы, доля или сумма аванса и валюта.
Когда лучше остановиться и запросить новый документ
- срок действия проформы истёк, а цена или курс могли измениться;
- получатель платежа отличается от продавца без объяснения роли агента;
- банковские реквизиты пришли отдельным письмом и не подтверждены независимым каналом;
- не указаны валюта, условия оплаты, состав товара или услуги;
- сумма в документе не совпадает с договором, заказом или перепиской;
- поставщик отказывается объяснить, какой финальный документ выдаст после оплаты.
При неожиданной смене счёта используйте отдельный порядок проверки. Подробнее — в материале что делать, если поставщик изменил банковские реквизиты.
Что должно быть в проформе перед оплатой
Единого мирового шаблона нет, а требования зависят от страны и сделки. Тем не менее документ должен позволять без догадок понять, кто кому, за что и на каких условиях предлагает заплатить.
- Данные сторон: юридические наименования, адреса и регистрационные сведения продавца и покупателя.
- Номер и дата: уникальный номер, дата выпуска и срок действия предложения.
- Предмет: понятное описание товаров или услуг, количество, единицы измерения и цена.
- Итог: валюта, скидки, налоги, доставка, банковские расходы и общая сумма.
- Условия оплаты: аванс или постоплата, процент, срок и событие, после которого платёж считается причитающимся.
- Условия поставки: сроки, место, ответственность за перевозку; для товаров — согласованный Incoterms с названным пунктом.
- Реквизиты: имя владельца счёта, банк, номер счёта или IBAN, SWIFT/BIC и необходимые данные банка-корреспондента.
- Связь с договором: номер договора, заказа или спецификации, если они существуют.
Реквизиты и регистрационные данные стоит сопоставить с независимыми источниками. Практический порядок описан в статье как проверить зарубежного поставщика перед оплатой.
Что запросить после аванса
Платёж по проформе не завершает документальную историю сделки. Сохраните банковское подтверждение и попросите продавца подтвердить получение. После отгрузки товара или оказания услуги получите финальный коммерческий инвойс и документы исполнения: упаковочный лист, транспортный документ, акт, отчёт или иной результат, предусмотренный договором.
Сверьте в финальном комплекте продавца и покупателя, номер заказа, валюту, фактическое количество, аванс и остаток. Коммерческий инвойс не должен создавать впечатление, будто ранее уплаченный аванс отсутствует: нужна понятная арифметика общей стоимости и суммы к доплате.
Какой документ нужен в разных сценариях
Товар изготавливают под заказ
Поставщик может выпустить проформу на предоплату до запуска производства. Покупателю важно закрепить спецификацию, допустимые отклонения, этапы контроля и срок готовности. Перед окончательным расчётом стоит получить подтверждение изготовления, а к отгрузке — коммерческий инвойс с фактическим количеством, стоимостью, кодами товара и условиями поставки.
Оплачивается услуга или лицензия
Для нематериальной услуги таможенный инвойс не нужен, но это не делает проформу достаточным подтверждением результата. В договоре или заказе должны быть описание услуги, период, критерии приёмки и порядок передачи прав. После выполнения запросите финальный инвойс и акт, отчёт, лицензионное подтверждение либо другой предусмотренный сторонами документ.
Поставка делится на партии
Одна проформа может описывать весь заказ, тогда как коммерческие инвойсы выпускаются на каждую отгрузку. Номера партий, количество, стоимость и уже внесённый аванс должны легко сводиться в общий баланс. Иначе покупатель рискует дважды оплатить часть заказа или получить расхождения между банком, бухгалтерией и таможенными документами.
Пошаговая проверка перед международным платежом
- Сопоставьте проформу с договором, заказом и согласованной перепиской.
- Подтвердите личность поставщика и право получателя принимать деньги.
- Уточните у банка или платёжного партнёра, принимается ли такой комплект документов.
- Проверьте валюту счёта, комиссии и сумму, которую должен получить продавец.
- Согласуйте правдивое назначение платежа со ссылкой на документ и предмет сделки.
- Зафиксируйте срок поставки и порядок возврата аванса при отмене.
- Попросите образец или перечень финальных документов до оплаты.
- После перевода не отправляйте дубль без выяснения статуса первой операции.
Если деньги списаны, но контрагент их не видит, используйте инструкцию как разыскать оплату, которую не получил поставщик. Для закрытия сделки пригодится также чеклист подтверждающих документов.
Авторитетные источники
- International Trade Administration: Pro Forma Invoice
- International Trade Administration: Commercial Invoice
- HMRC: назначение проформа-инвойса
- UK Department for Business and Trade: коммерческий экспортный инвойс
- ICC: требования к инвойсам при документарном аккредитиве
Частые вопросы
Это предварительный коммерческий документ в форме счёта. По нему могут запрашивать аванс, но его правовая и учётная роль зависит от договора и местных правил. После поставки обычно нужен финальный коммерческий или налоговый документ.
В отдельных сценариях проформа может использоваться для предварительных процедур или поставок без обычной продажи, но стандартная коммерческая поставка обычно требует коммерческий инвойс. Требования нужно уточнять для конкретной страны, товара и режима ввоза.
Не оплачивайте остаток автоматически. Запросите объяснение и документ, который показывает причину изменения: количество, доставка, курс, скидка или согласованная корректировка. Новая сумма должна совпадать с договором и фактической поставкой.
Для простой сделки применимое право иногда допускает иной комплект, но проформа не заменяет автоматически договор. Для международного платежа письменный договор, заказ или принятая оферта помогают подтвердить предмет, обязанности сторон, возврат аванса и порядок разрешения споров.
Главный принцип прост: проформа помогает договориться о будущем платеже, коммерческий инвойс документирует фактическую продажу. Чем точнее связаны договор, оба инвойса, банковское подтверждение и документы исполнения, тем легче объяснить операцию банку, бухгалтерии и таможне.
